Guide für Freelancer: Auf diese Dinge solltet ihr achten (Teil1)

Freelancer zu werden ist nicht schwer, die Hürden sind relativ niedrig angelegt. Doch ein dauerhaft erfolgreicher Freelancer zu bleiben ist eine ganz andere Geschichte. Auch von einer möglicherweise mangelnden Auftragslage mal abgesehen gibt es Fallstricke, die nicht zu unterschätzen sind. In diesem Guide zeigen wir auf, welche Problem entstehen könnten, wenn sich nicht rechtzeitig gekümmert wird – und wir führen auf, was erfolgreiche Freelancer ausmacht.

Was genau ist eigentlich ein Freelancer?

Freelancer sind im Grunde genommen freie Mitarbeiter. Sie sind nicht fest bei Unternehmen angestellt, sondern arbeiten flexibel und auf Rechnung. Verträge mit Unternehmen bestehen dabei aber durchaus, doch der Arbeitgeber kann einen Freelancer zum Beispiel nicht zwingen, nur für das eigene Unternehmen tätig zu sein. Hier kommen wir in den Bereich der Scheinselbständigkeit (dazu später mehr). Freelancer können in verschiedensten Berufen tätig sein, zum Beispiel als Programmierer, Grafiker, Künstler, Übersetzer.

Freelancer müssen sich – anders als Angestellte – deutlich mehr um bestimmte Bereiche des Berufslebens kümmern. Dazu gehören steuerliche Dinge ebenso wie Versicherungen, aber auch der Arbeitsplatz selbst. Manche Freelancer besitzen ein eigenes Home Office, andere arbeiten in Coworking-Spaces, andere sitzen zumindest zeitweise direkt in dem Unternehmen, für das sie zu diesem Zeitpunkt arbeiten.

Sind Freelancer auch Freiberufler?

In der Praxis werden die Begriffe Freelancer – oder freier Mitarbeiter – und Freiberufler oft fälschlich als Synonym angesehen. Richtig ist durchaus, dass manche Freiberufler auch Freelancer sein können, doch nicht jeder Freelancer ist automatisch auch freiberuflich tätigt.

Die Bezeichnung Freiberufler ist nur bei sogenannten Katalogberufen zulässig, dazu gehören zum Beispiel Notare, Ärzte, Anwälte und Journalisten. Ein Arzt, der in einem Krankenhaus tätig ist, kann also Freiberufler sein, er ist aber kein Freelancer.

Wie wird man Freelancer?

Viele Freelancer entscheiden sich dazu, ein Gewerbe anzumelden. Das geschieht beim örtlichen Gewerbeamt oder bei der Industrie- und Handelskammer. Bei der Anmeldung fallen Kosten an, die von Gemeinde zu gemeinde unterschiedlich sind. In der Regel ist hier von einem zweistelligen Betrag auszugehen. Bei der Gewerbeanmeldung muss auch eine Geschäftsform gewählt und das Gewerbe in das Handelsregister eingetragen werden.

Manche Freelancer entscheiden sich zu Beginn ihrer Tätigkeit als Kleinunternehmer aufzutreten. In diesem Fall vereinnahmen sie keine Umsatzsteuer und andere steuerliche Angelegenheiten sind ebenfalls etwas weniger komplex. Um Kleinunternehmer zu werden, muss der erwartete Jahresumsatz im Gründungsjahr unter 17.500 Euro bleiben und im Folgejahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen.

Werden im zweiten Jahr mehr als 17.500 Euro umgesetzt, ist man ab dem dritten Jahr kein Kleinunternehmer mehr. In diesem Fall muss dann also Umsatzsteuer vereinnahmt werden – und die Steuererklärung ist nicht mehr ganz so einfach wie zuvor.

Wie verdienen Freelancer ihr Geld?

Freelancer verdienen ihr Geld damit, in dem sie ihre Arbeit anbieten. Aufträge werden an Land gezogen, erledigt, und anschließend in Rechnung gestellt. Der Auftraggeber begleicht die Rechnung, der Freelancer bekommt Geld. Was sich hier kurz zusammengefasst recht einfach anhört, ist in der Praxis natürlich weitaus komplizierter.

Freelancer müssen oft auch Arbeit erledigen, für die sie nicht bezahlt werden, zum Beispiel bei der reinen Kommunikation mit Kunden – sofern nicht vorab etwas anderes vereinbart wurde. Auch die Kommunikation mit Behörden und Versicherungen kann Zeit kosten, von der Buchführung und Rechnungserstellung ganz zu schweigen.

Wie viel ein Freelancer verdient, hängt von mehreren Faktoren ab. Maßgebend ist hier, wie viel an Entlohnung zwischen Freelancer und Auftraggeber vereinbart wurde. Es gibt freie Mitarbeiter, die sich so gerade über Wasser halten können ebenso wie Freelancer, die sorgenfrei von ihrem Umsatz leben können.

Dann gibt es auch Freelancer, die es nicht schaffen und ihre Tätigkeit an den Nagel hängen – vielleicht, weil zu wenig Umsatz generiert wurde oder die angebotenen Dienste sich überholt haben. Auch eine zu starke Konkurrenz kann der Grund für die Aufgabe der Tätigkeit sein.

Scheinselbständigkeit und wie sie vermieden wird

Angehende Freelancer sollten über den Begriff der Scheinselbständigkeit bestens Bescheid wissen – sonst macht es das Finanzamt oder Deutsche Rentenversicherungsbund für ihn. Scheinselbständigkeit bedeutet, dass der Freelancer nur zum Schein selbständig ist, aber eigentlich wie ein Angestellter in einem Unternehmen integriert ist. Wenn der Staat dieser Meinung ist, dann war es das mit der „Selbständigkeit“.

Der Arbeitgeber muss zudem rückwirkend für die gesamte Zeit der Zusammenarbeit Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen. Entsprechend sollten auch Unternehmen auf der Hut vor der Scheinselbständigkeit sein.

Wird auf Scheinselbständigkeit geprüft, dann geht es um folgende Aspekte:

• Der Freelancer ist nur für ein einziges Unternehmen aktiv
• Der Freelancer beschäftigt selbst keine Mitarbeiter
• Der Freelancer generiert fünf Sechstel – oder mehr – seines Umsatzes durch einen einzigen Auftraggeber
• Der Freelancer arbeitet die meiste Zeit in den Räumen eines Unternehmens

 ☝️ Wenn keine Mitarbeiter beschäftigt werden, ist das natürlich noch kein Beweis für eine Scheinselbständigkeit. Die allermeisten Freelancer in Deutschland beschäftigen keine weiteren Mitarbeiter.

Brutto ist nicht netto: Pflicht zur Sozialversicherung

Wie andere arbeitende Menschen müssen natürlich auch Freelancer in Deutschland in die Sozialversicherungen einzahlen – und nicht nur das. Da sie quasi keinen einzelnen Arbeitgeber haben, müssen auch die Arbeitgeberanteile vom Freelancer gezahlt werden. Das bedeutet in der Praxis eine um 50 Prozent höhere Belastung als bei Angestellten. Dieser Aspekt sollte nicht unterschätzt werden. Gerade bei Verhandlungen zur Entlohnung sollten die Beiträge zur Sozialversicherung im Hinterkopf behalten werden.

Manche Freelancer müssen bei den Sozialversicherungen „nur“ einen Arbeitnehmeranteil zahlen. Das ist dann der Fall, wenn sie Mitglied der Künstlersozialkasse sind. Die Kasse übernimmt den Arbeitgeberanteil. Das Wort „Künstler“ wird dabei heute längst nicht mehr so streng ausgelegt wie noch zur Gründungszeit der Künstlersozialkasse. Heute können zum Beispiel auch Blogger Mitglied werden, falls sie hauptberuflich schreiben.

>>> Alles wichtige zur Künstlersozialkasse <<<

Steuern fallen natürlich ebenfalls an. Einkommensteuer, Umsatzsteuer, teilweise Gewerbesteuer … die Liste der Abgaben ist lang. Hinzu kommen noch mögliche Beiträge zur Industrie- und Handelskammer oder zu anderen Mitgliedschaften.

Das erarbeitete Geld kommt nicht netto auf dem Konto an, sondern brutto. Es ist die Aufgabe des Freelancers, die für Steuern, Versicherungen und weitere Abgaben vorgesehenen Summen nicht aus dem Auge zu verlieren – oder gar für andere Dinge auszugeben.

Erfolgreich als Freelancer arbeiten

Für manche Menschen ist es ein Traum, für andere ein Albtraum: Selbständig arbeiten, sich die Arbeitszeit frei einteilen – und Geld mit dem verdienen, was man liebt. Fest steht aber leider auch, dass nicht jeder Mensch zum Freelancer gemacht ist. Manche müssen einfach den Druck des klassischen 9-to-5-Jobs haben, haben vielleicht Probleme mit dem Zeitmanagement oder lieben die Prokrastination einfach zu sehr.

Andere fürchten sich – berechtigterweise – vor einem Auftragsmangel oder wollen das Abenteuer nicht wagen. Es gibt gute Gründe, nicht als Freelancer zu arbeiten. Dafür gibt es aber auch viel Gründe, um es dennoch zu machen.

Um als Freelancer erfolgreich zu sein, braucht man Fähigkeiten, die sich dauerhaft zu Geld machen lassen.

In diesen Fähigkeiten müssen Freelancer besser sein als die Konkurrenz. Die Fähigkeiten müssen zudem jetzt und in der Zukunft tatsächlich auch gefragt sein – es muss ein Markt bestehen, der bedient werden kann. Eine immerwährende Weiterbildung gehört deshalb bei vielen Berufen von Freelancern einfach dazu.

Fähigkeiten müssen zudem nicht nur einfach vorhanden sein, sondern auch angemessen angepriesen werden. Ein Portfolio und eine Webseite gehört in vielen Fällen einfach dazu. So können sich potenzielle Kunden vorab ein Bild von dem machen, was sie erwartet.

Auch an der Kommunikation mit Kunden kann es scheitern. Wenn am Ende Hundert hin und hergeschickte E-Mails, dafür aber kein Auftrag steht, hat man ordentlich Zeit verloren. Zu wissen, was der Kunde wirklich haben möchte – und das erfolgreich kommunizieren zu können –  ist Gold wert.

Zeitmanagement: Nicht ablenken lassen

Gerade dann, wenn Freelancer in ihrem Home Office arbeiten, lauern die Gefahren überall. Mal eben bei Facebook reinschauen, mal eben etwas einkaufen gehen, mal eben ein YouTube-Video schauen … und schon ist es Mittag, Zeit für eine Pause! Wer kein richtiges Zeitmanagement betreiben kann, der muss das entweder so schnell wie möglich lernen oder doch als Angestellter arbeiten. Eine Alternative gibt es nicht.

Die Arbeit als Freelancer muss aus eigener Motivation heraus geschehen. Man wird nicht arbeitsunabhängig bezahlt, es gibt kein festes Gehalt unabhängig von der geleisteten Arbeit. Sich wirklich hinzusetzen und die Aufgaben sauber und korrekt zu erledigen, gehört dazu.

Sich nicht unter Wert verkaufen

„Wie viel soll ich pro Stunde verlangen?“ ist selbstverständlich eine wichtige Frage, auf die es aber keine pauschale Antwort gibt. Je nach Beruf, Fähigkeiten und Expertise werden sehr unterschiedliche Stundensätze verlangt. Hier gilt es, den goldenen Mittelweg zu finden zwischen dem, was ihr gerne haben möchtet und dem, was die Auftraggeber bereit sind, zu zahlen.

Unter Wert sollte man sich nie verkaufen, auch wenn es gerade in der Anfangszeit oder bei Auftragsmangel verlockend erscheint. Es ist oft besser, einen höher bezahlten Auftrag anzunehmen als mehrere unterbezahlte. Auch für die Motivation kann es Wunder wirken.

Gute Tools für Freelancer

E-Mail und Telefon gehören nach wie vor zu den wichtigsten Werkzeugen von vielen Freelancern. Die Erreichbarkeit und Antwortzeit ist so gut wie jedem Kunden wichtig, entsprechend sollte hier nicht geschlampt werden. Doch es gibt noch viele weitere Tools, die das Arbeitsleben als Freelancer etwas erleichtern. Wie immer gilt auch hier, dass nicht jedes Werkzeug für jeden Freelancer geeignet ist.

Skype ist ein Klassiker, der aus vielen Arbeitsbereichen nicht mehr wegzudenken ist. Es lässt sich Telefonieren und per Textnachricht chatten, sowie natürlich per Video telefonieren.

Evernote ist perfekt dazu geeignet, um Ideen zu sammeln. Die App ist für Smartphones und den Desktop zu haben.

Forest hilft dabei, fokussiert zu bleiben und sich vom Handy nicht ablenken zu lassen – obwohl es sich um eine App handelt. Es wird ein virtueller Baum gepflanzt, der anschließend wächst. Nimmt man das Handy in die Hand, stirbt der Baum. Eine geniale Idee.

Dropbox (oder eine andere Cloud-Lösung) hilft dabei, wenn ihr und Kunden gleichermaßen auf Dateien zugreifen wollt. Statt zum Beispiel Entwürfe per E-Mail zu verschicken, lassen sie sich auch in die Dropbox verfrachten.

Slack eignet sich zur Kommunikation in Teams. Es können verschiedene Kanäle und Teams zusammengestellt werden, um Aufgaben zu verteilen.

Asana geht in eine ähnliche Richtung wie Slack, legt den Fokus aber mehr auf die Aufgabenverteilung.

Fazit: Als Freelancer arbeiten

Selbständig und frei: So schön es auch klingen mag, am Ende steckt viel harte Arbeit dahinter. Als Freelancer tätig zu sein, kann sehr befriedigend wirken – wenn es denn gut läuft. Herrscht hingegen Auftragsmangel, wünscht man sich ein ganz normales Angestelltenverhältnis herbei.

Erfolgreiche Freelancer ruhen sich nicht auf Erfolgen aus, sondern bilden sich weiter, lernen neues und bleiben ganz allgemein auf dem Laufenden. Geschieht das nicht, wird man schneller von der Konkurrenz verdrängt als einem lieb ist.

Die Kosten sollten nicht unterschätzt werden. Steuern, Sozialversicherungen und weitere Abgaben lauern überall, was bei der Finanzplanung von Beginn an berücksichtigt werden muss. Ein finanzielles Polster für schlechte Zeiten gehört für Freelancer ebenfalls dazu.

Ob sich die Tätigkeit als freier Mitarbeiter lohnt, muss natürlich jeder für sich selbst entscheiden. Wer auf eigene Faust erfolgreich sein möchte, der sollte sich selbst gut kennen und seine Haltung zur Arbeit genau unter die Lupe nehmen.